Tweefactorauthenticatie instellen voor notarissen doe je door 2FA verplicht te maken op alle werkaccounts, per gebruiker een betrouwbare methode te kiezen (bij voorkeur een authenticator-app of hardware key), en het proces te testen met herstelopties. Zo blijft toegang tot Microsoft 365 en andere notarisaccounts veilig, ook bij thuiswerken.
Voor notariskantoren is 2FA extra belangrijk omdat je werkt met zeer vertrouwelijke dossiers en vaak geen eigen IT-capaciteit hebt om incidenten snel op te vangen. Een goede 2FA-inrichting helpt ook bij aantoonbaar en beheersbaar werken volgens gangbare security-verwachtingen in 2026.
Hieronder vind je de kernvragen die notarissen en kantoormanagers het vaakst stellen, met praktische stappen en keuzes die direct toepasbaar zijn.
Wat is tweefactorauthenticatie (2FA) en waarom is het belangrijk voor notarissen?
Tweefactorauthenticatie is een inlogmethode waarbij je naast je wachtwoord een tweede controle gebruikt, zoals een app-code of een fysieke beveiligingssleutel. Voor notarissen is 2FA belangrijk omdat het ongeautoriseerde toegang sterk verkleint, zeker bij veilig thuiswerken zakelijk instellen en bij accounts met toegang tot dossiers, e-mail en notariële applicaties.
In de praktijk beschermt 2FA vooral tegen situaties waarin een wachtwoord uitlekt, wordt hergebruikt of via phishing wordt buitgemaakt. Met alleen een wachtwoord kan iemand direct je mailbox of SharePoint openen. Met 2FA mist die persoon de tweede factor, waardoor de inlogpoging strandt.
Voor notariskantoren levert 2FA ook rust op in de werkdag. Je maakt toegang voorspelbaar en controleerbaar, met minder ad hoc gedoe bij verdachte inlogpogingen. Combineer 2FA bij voorkeur met sterke wachtwoorden, apparaatbeheer en een duidelijke rol- en rechtenstructuur, zodat medewerkers alleen bij de juiste systemen kunnen.
Hoe stel je tweefactorauthenticatie in voor Microsoft 365 en andere veelgebruikte notarisaccounts?
Je stelt 2FA in door per platform multi-factor authenticatie te activeren, gebruikers te laten registreren met een tweede factor, en beleid af te dwingen voor alle accounts met toegang tot bedrijfsdata. Voor Microsoft 365 doe je dit centraal via Entra ID, zodat je consistent werkt en veilig thuiswerken zakelijk instellen eenvoudiger wordt.
- Maak een accountinventaris: noteer alle accounts die toegang geven tot dossiers, e-mail, cloudopslag, boekhouding, notariële softwareportalen en remote access.
- Start met Microsoft 365: zet MFA aan in Entra ID en kies een beleid dat geldt voor alle gebruikers, inclusief kantoormanagers en partners.
- Registreer per gebruiker: laat medewerkers een authenticator-app of hardware key koppelen en controleer dat het werkt op werktelefoon of werkdevice.
- Beveilig beheerdersaccounts extra: gebruik waar mogelijk sterkere methoden zoals hardware keys en beperk beheerrechten.
- Regel herstelopties: leg vast wat te doen bij verlies van telefoon of sleutel, inclusief wie mag resetten en hoe je identiteit controleert.
- Herhaal voor andere accounts: activeer 2FA in je documentportaal, boekhoudpakket, VPN of remote desktop-omgeving en eventuele leveranciersportalen.
- Test scenario’s: test inloggen vanaf kantoor, thuis en mobiel, en test ook een account recovery-proces.
Let op dat 2FA pas echt effect heeft als je het afdwingt en niet optioneel laat. Plan de uitrol bij voorkeur buiten passeermomenten en communiceer vooraf wat medewerkers kunnen verwachten, inclusief een korte handleiding en een vast aanspreekpunt.
Welke 2FA-methode past het best bij een notariskantoor (app, sms of hardware key)?
Voor een notariskantoor past een authenticator-app meestal het best, omdat het veilig en praktisch is voor dagelijks gebruik. Een hardware key is het meest robuust voor kritieke accounts zoals beheerders en partners. Sms is het minst geschikt en gebruik je alleen als tijdelijke fallback, omdat het kwetsbaarder is en minder controle geeft.
- Authenticator app: goede balans tussen veiligheid en gebruiksgemak. Werkt ook zonder mobiel bereik via tijdgebaseerde codes. Geschikt voor vrijwel alle medewerkers.
- Hardware key: zeer sterk tegen phishing en ideaal voor accounts met veel rechten. Handig als je strikte controle wilt over wie kan inloggen, ook bij veilig thuiswerken zakelijk instellen.
- Sms: eenvoudig, maar minder betrouwbaar en minder veilig door risico’s rond simwissels en onderschepping. Alleen gebruiken als noodoptie of voor laagrisicoaccounts.
Een praktische keuze voor veel kantoren is een mix: authenticator-app als standaard, hardware keys voor sleutelrollen, en een gecontroleerde herstelroute. Leg daarbij vast welke apparaten zijn toegestaan, hoe je uitdiensttreding afhandelt, en hoe je toegang intrekt als een device kwijt is.
Hoe helpt X met tweefactorauthenticatie voor notarissen?
Wij helpen notariskantoren 2FA zo in te richten dat het veilig, beheersbaar en voorspelbaar werkt in de dagelijkse praktijk, zonder extra ruis voor het team. Daarbij kijken we niet alleen naar de techniek, maar ook naar rollen, herstelprocessen en ondersteuning, zodat veilig thuiswerken zakelijk instellen een vast onderdeel wordt van jullie digitale werkplek.
- Inventarisatie en plan: we brengen accounts, rechten en risico’s in kaart en maken een heldere uitrolvolgorde.
- Microsoft 365 beleid: we richten MFA-beleid in via Entra ID, inclusief extra bescherming voor beheerdersaccounts.
- Keuze voor methode: we adviseren per rol app of hardware key en leggen fallback- en recoveryprocedures vast.
- Adoptie en support: we begeleiden de registratie, testen scenario’s en zorgen voor een vast aanspreekpunt bij vragen.
- Inbedding in de werkplek: we stemmen 2FA af op jullie digitale werkplek en werkprocessen, zodat het gewoon klopt.
Wil je 2FA strak en rustig geregeld hebben, passend bij het notariaat? Neem contact op via contact of bekijk hoe we werken op Mr Blocks.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen 2FA en phishing-resistente MFA (zoals FIDO2/passkeys) en wanneer heb je dat nodig?
2FA is de verzamelnaam voor ‘wachtwoord + extra factor’. Phishing-resistente MFA (FIDO2/security keys of passkeys) voorkomt dat een medewerker een code op een nep-inlogpagina kan invullen, omdat de sleutel alleen werkt op het echte domein. Kies dit minimaal voor beheerders, partners en accounts met toegang tot kernsystemen (Microsoft 365 admin, financiële pakketten, remote access). Voor overige medewerkers is een authenticator-app vaak voldoende, mits je phishing-training en goede policies hebt.
Hoe voorkom je dat medewerkers 2FA omzeilen met privé-apparaten of gedeelde accounts?
Maak 2FA verplicht per gebruiker (geen gedeelde logins) en leg vast dat registratie alleen op goedgekeurde werkdevices mag. Gebruik waar mogelijk apparaatbeleid (MDM) en Conditional Access om inloggen te beperken tot beheerde apparaten of vertrouwde locaties. Controleer ook periodiek op ‘legacy’ protocollen en oude apps die MFA kunnen omzeilen en schakel die uit.
Wat is een goede aanpak voor noodtoegang als iemand zijn telefoon of hardware key kwijt is?
Werk met een vast recovery-proces: (1) identiteitscontrole (bijv. ID-check + interne verificatie door twee bevoegden), (2) tijdelijke toegang met beperkte duur, (3) direct nieuwe factor registreren en oude factor intrekken, (4) incident registreren. Zorg daarnaast voor minimaal twee factoren per gebruiker (bijv. app + reserve key) en bewaar reserve hardware keys gecontroleerd (kluis/uitgifte-registratie).
Hoe regel je 2FA voor externe partijen zoals waarnemers, freelancers of leveranciers?
Geef externe partijen bij voorkeur een eigen, tijdgebonden account met minimale rechten en verplicht MFA. Gebruik gasttoegang (B2B) of een aparte rol met Conditional Access (alleen vanaf beheerde apparaten, alleen tijdens kantooruren, of alleen via specifieke apps). Leg in het contract vast wie verantwoordelijk is voor device-beveiliging en hoe toegang direct wordt ingetrokken bij einde opdracht.
Welke instellingen in Microsoft 365/Entra ID zijn ‘must-haves’ naast MFA voor notariskantoren?
Zet Security Defaults of (liever) Conditional Access aan, blokkeer legacy authentication, verplicht moderne MFA-methoden (Authenticator/FIDO2), en bescherm admin-accounts met strengere policies. Activeer ook sign-in risk/alerts waar beschikbaar, log auditing centraal, en gebruik ‘break-glass’ accounts met zeer sterke beveiliging en offline bewaarde credentials. Test dit alles vooraf om verstoring tijdens passeermomenten te voorkomen.
Hoe meet je of 2FA goed werkt en blijft werken (zonder extra werkdruk)?
Plan een maandelijkse korte controle: kijk naar MFA-registratiegraad, mislukte inlogpogingen, verdachte locaties en accounts zonder tweede factor. Stel alerts in voor ongebruikelijke aanmeldingen en voor wijzigingen in MFA-methoden. Doe elk kwartaal een recovery-test (telefoon kwijt-scenario) en een offboarding-check (toegang intrekken bij uitdiensttreding). Zo blijft het beheersbaar en voorkom je verrassingen.
